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Wohin mit umfangreichen Papierakten?

Kreis Lip­pe. Es gibt viele Grün­de, die das Ar­bei­ten mit Grund­stücks­ak­ten in den Ver­wal­tun­gen er­schwe­ren. Mit der di­gi­ta­len Grund­stücks­akte bie­tet das krz eine Rundum-Lö­sung, die das Fin­den und Be­ar­bei­ten für alle Be­tei­lig­ten er­leich­tert. Der Al­tak­ten­be­stand zu grund­stücks­be­zo­ge­nen Vor­gän­gen in den Ver­wal­tun­gen ist im­mens und wächst wei­ter an. Oft ist die ord­nungs­gemäße Auf­be­wah­rung ge­fähr­det oder die Su­che nach Vor­gän­gen müh­sam, zu­mal die Pa­pierak­ten häu­fig an un­ter­schied­lichs­ten Stel­len auf­be­wahrt wer­den. Dar­aus er­wuchs beim Kom­mu­na­len Re­chen­zen­trum Min­den-Ra­vens­ber­g/Lippe (krz) die Idee zur di­gi­ta­len Grund­stücks­ak­te, die so­wohl die be­ste­hen­den Al­tak­ten (Bau- oder Haus­ak­ten) als auch lau­fende Vor­gänge auf­neh­men und re­vi­si­ons­si­cher auf­be­wah­ren kann. Zu­stän­dige Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter aus ver­schie­de­nen Fach­be­rei­chen wie z. B. Er­schließung, Ent­wäs­se­rung, Vor­kaufs­recht oder Denk­mal­schutz soll­ten di­rekt und par­al­lel auf die elek­tro­ni­schen Do­ku­mente zu­grei­fen kön­nen. Eine An­zeige des da­zu­gehören­den Kar­ten­ma­te­ri­als aus Geo­in­for­ma­ti­ons­sys­te­men sollte zu­sätz­lich er­mög­licht wer­den. Dazu ent­wi­ckelte der Ser­vice­pro­vi­der aus Lemgo die pas­sende E-Akte mit An­bin­dung an die krz-Geo­da­tenin­fra­struk­tur mit Web-GIS-Ober­fläche Map­ben­der. Seit 2017 ist die Ge­samt­lö­sung be­reits bei der Ge­meinde Rö­ding­hau­sen und der Stadt Lage er­folg­reich im Ein­satz. Auch die Ge­mein­den Stem­wede und Kal­le­tal nut­zen die Grund­stücks­akte in­zwi­schen. Der di­gi­ta­li­sierte Ak­ten­be­stand im krz-Do­ku­men­ten­ma­na­ge­ment­sys­tem (DMS) ns­cale um­fasst der­zeit ca. 21.000 Ak­ten und wächst ste­tig wei­ter. Bei der Ge­meinde Kal­le­tal wur­den etwa 4.500 Al­tak­ten durch einen ex­ter­nen Scan­dienst­leis­ter di­gi­ta­li­siert und im Lem­goer Re­chen­zen­trum wei­ter­ver­ar­bei­tet. Im Vor­feld er­folg­ten Ab­stim­mun­gen zu Straßen­ta­bel­len, Ak­ten­un­ter­tei­lun­gen, Be­rech­ti­gun­gen so­wie um­fang­rei­che Prü­fun­gen. Nach Ab­nahme durch die Kom­mune rich­tete das DMS-Team die Sys­teme ent­spre­chend ein und schulte die zu­stän­di­gen Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter di­rekt am Ar­beits­platz. Seit Mai 2019 grei­fen die Sach­be­ar­bei­ten­den auf die E-Ak­ten zu. Ak­tu­ell lau­fen die Vor­be­rei­tun­gen zur In­be­trieb­nahme für die Stadt Blom­berg. Hier wurde ein ak­tu­el­ler Schim­mel­be­fall sämt­li­cher Haus- und Grund­stücks­ak­ten fest­ge­stellt. Es musste kurz­fris­tig eine Lö­sung zur Rei­ni­gung und Di­gi­ta­li­sie­rung ge­fun­den wer­den. "Wir sind sehr froh darü­ber, mit dem krz einen kom­pe­tenten und fach­lich ver­sier­ten An­sprech­part­ner an der Seite zu ha­ben. Nur so ist diese Her­ku­le­s­auf­gabe für uns als klei­nere Kom­mune ü­ber­haupt zu be­wäl­ti­gen", be­schreibt Dirk Loh­mann von der Stadt­ver­wal­tung die Si­tua­tion. "­Der­zeit be­fin­den sich sämt­li­che Ak­ten im Rei­ni­gungs- und Scan­pro­zess, wo­bei das Re­chen­zen­trum be­reits bei Aus­schrei­bung und Leis­tungs­be­schrei­bung un­ter­stütz­te. Die ge­lie­fer­ten Di­gi­ta­li­sate wer­den im krz ver­ar­bei­tet und im DMS be­reit­ge­stellt. Dank der Un­ter­stüt­zung durch die krz-Teams von Herrn Brin­döpke im Be­reich Han­dels­ware und Frau Ku­bitza im Be­reich DMS kön­nen wir das Pro­jekt bis Ende des Jah­res ab­sch­ließen. So kön­nen wir bald schnell und ohne ge­sund­heit­li­che Be­ein­träch­ti­gun­gen auf un­sere Ak­ten zu­grei­fen."Auch die Stadt Vlo­tho zeigte In­ter­esse an der di­gi­ta­len Grund­stücks­ak­te. Sie ließ sich durch eine De­mons­tra­tion der Lö­sung im prak­ti­schen Be­trieb ü­ber­zeu­gen und er­teilte in­zwi­schen dem krz den Auf­trag zur Pro­duk­tivset­zung der E-Ak­ten­lö­sung.

vom 14.08.2019 | Ausgabe-Nr. 33A

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